5 astuces pour clarifier votre planning de réservations

« Bonjour, c’est Mme MICHU. C’était juste pour vous dire que je ne vais pas pouvoir venir demain… Est ce qu’on peut reporter à mardi ? ».

Les clients mènent la vie dure à nos planning. Annulations, reports sont autant de ratures sur notre précieux document.

Si vous ajoutez les pattes de mouche de certains membres de l’équipe, les réservations approximatives prisent à la hâte ou les notes dans la marge… Notre cher planning est de plus en plus incompréhensible hors, un planning de réservation en désordre provoque de la frustration pour vos clients et pour le personnel.

Voici quelques conseils pour avoir un agenda impeccablement tenu en toutes circonstances.

1. Utilisez un agenda en ligne professionnel

Tenir son planning sur un agenda en ligne (comme celui de rdv360), est un excellent moyen d’optimiser sa gestion.

Avec un agenda en ligne, fini les ratures ou les erreurs quand un client annule ou reporte son RDV, il suffit de mettre à jour l’agenda.

Vous n’avez plus à écrire en petit pour prendre le nom, le numéro ou l’adresse de votre client. Entrez toutes les informations dont vous avez besoin, elles seront toujours disponibles pour vous par la suite et feront la richesse de votre fichier clients.

L’historique de vos clients se créé automatiquement au fil des RDV. Si bien que vous savez en un clin d’oeil quelles sont les habitudes de vos clients et qui a l’habitude de s’occuper de lui.

Vous pouvez accéder à votre agenda professionnel de partout, même de chez vous si besoin.

2. Acceptez les réservations en ligne

Avec la réservation en ligne, vous êtes assuré qu’il n’y aura jamais d’erreur sur votre planning. Jamais d’erreur dans l’heure du RDV affiché sur le planning, jamais d’erreur dans les coordonnées du client.

Les clients adorent prendre rendez-vous par eux-mêmes. Ils savent qu’ils peuvent prendre RDV à tout moment dès qu’ils y pensent, même lorsque vous êtes fermé. Ils peuvent voir en un coup d’oeil les créneaux encore disponibles. La réservation en ligne est efficace pour vous et pour vos clients.

3. Définissez un process de prise de rendez-vous

Pour optimiser l’efficacité et la durée des appels de prise de RDV que vous recevez, il est important de définir une procédure que vous utiliserez à chaque fois.

• Définissez la liste des informations que vous devez obtenir lorsque qu’un client appelle (ex : Nom du client, heure du RDV, prestation prévue, demandes spéciales, n° de portable…)
• Imaginez à l’avance les phrases que vous allez utiliser avec le client au téléphone

4. Limitez l’accès au planning

Le fait qu’une seule personne soit en charge du planning permet de limiter les erreurs. Bien sûr, ce n’est pas toujours possible, mais il est préférable de limiter l’accès au planning aux seules personnes ayant bien intégré le process pour éviter les erreurs, les malentendus et les conflits.

Afin d’éviter les erreurs, assurez-vous que les membres de l’équipe ayant accès à l’agenda papier écrivent lisiblement et prennent les bonnes informations aux bons endroits. L’écriture en majuscule peut être une solution pour assurer la lisibilité.

5. Numérisez vos annotations

Lorsque des changements de programme se produisent vous avez souvent besoin d’ajouter des annotations. Les annotations sont souvent la source de désordre dans votre planning (notes en marge, post-it). Avec un planning informatisé, vous pourrez stocker autant d’annotations que vous le voulez sans risque de vous y perdre.

Vous pensez qu’un planning en ligne est compliqué à gérer ?

L’agenda en ligne est au contraire un formidable moyen de vous faire gagnez du temps et de vous faciliter la vie. Il va rapidement se révéler plus efficace pour le personnel et pour les clients.

Mais rien ne vaut un essai… Sur rdv360, l’utilisation de l’agenda en ligne est gratuite. En savoir plus…