Surfer sur la tendance de l’écologie, c’est aussi possible pour vous. Que vous ayez déjà un salon de coiffure, ou que vous soyez en phase de lancement, l’éco-responsabilité de votre établissement n’est pas à négliger. Et oui ! Les clients y sont des plus en plus sensibles. Pour répondre à ces nouvelles attentes, des labels ont été créés et adoptés par des dizaines de salons en France.

Bien-sur, si l’on vous parle des salons de coiffure éco-responsable, c’est bien parce que, selon nous, vous avez tout à y gagner. Et en voici 2 bonnes raisons qui ne vous laisseront pas insensible.

Nous vous l’avons dit, quasiment tous vos clients sont sensibles au développement durable, et près de la moitié pense que c’est une priorité. Mais les chiffres vont plus loin ! Et c’est bien là, que ça devient intéressant pour vous. Pour commencer, 2 français sur 3 sont attirés par les salons dits « verts ». Et presque autant apprécient particulièrement les salons qui utilisent des produits bio. Il n’est donc pas étonnant d’apprendre que 50% des français seraient prêts à délaisser leur salon actuel pour s’orienter vers un salon de coiffure vert.

Il s’agit donc pour vous d’une belle opportunité. D’abord, vous pourriez fidéliser tous vos clients actuels en leur offrant une prestation supplémentaire en laquelle ils croient. Mais vous auriez également l’occasion de communiquer sur vos nouveaux engagements et attirer ainsi une nouvelle clientèle.

Alors oui, vous avez raison : s’engager dans l’éco-responsabilité demande un investissement initial. Vous aurez par exemple à acheter de nouveaux appareils qui consomment moins. Vous utiliserez des produits certes plus onéreux, mais aussi plus respectueux de l’environnement et de votre santé. Dans tous les cas, nous avons une bonne nouvelle : ces investissements se rentabilisent ! Bien qu’il soit parfois longs, vous pouvez commencer à observer les résultats dès la deuxième année.

En effet, de nombreuses économies peuvent être effectuées. Dans certains salons, on a pu observer une économie de 70% en eau et de 45% en électricité. Rien que ça ! L’utilisation de produits plus sains participera également à l’augmentation des prix de vos prestations… Bref. Vous y gagnerez.

Pour illustrer ces conseils, voici un salon 100% écolo qui a su jouer le jeu, et qui profite aujourd’hui grandement des résultats. Le salon Morphologisme s’est orienté vers l’éco-responsabilité suite à de nombreux problèmes d’allergies aux produits utilisés. L’équipe a commencé l’aventure en utilisant des produits naturels, puis a souhaité voir plus grand. Plus loin. Ils ont aujourd’hui développé un objectif 0 déchet : après avoir acheté un produit en salon, les clients peuvent revenir en salon et remplir leur flacon vide. Un bel exemple de salon de coiffure éco-responsable, donc.

Pour « passer au vert », vous pouvez commencer par utiliser des nouveaux produits en salon. Les produits actuels causent de nombreuses allergies, ils agressent vos mains, et les cheveux de vos clients. Ils sont donc nocifs pour votre santé et pour l’environnement. Misez donc sur des produits coiffants non toxiques, voire bio, dans l’idéal. Vous avez par exemple la possibilité de rejoindre les 31 salons de coiffure « bio » recensés sur Moncoiffeurbio.com.

Une deuxième solution consiste à investir dans des appareils électroniques plus économes ! Vous réduirez ainsi considérablement votre consommation d’électricité. Il en va de même pour votre machine à laver. Préférer un modèle qui consommera moins, pour une véritable économie dans le long terme. Enfin, au niveau de l’éclairage, pensez aux ampoules LED ou basse consommation.

Et oui : qui dit transition énergétique dit bouleversement de ses habitudes. Mais c’est pour la bonne cause, n’est-ce pas ? Obligez-vous à trier vos déchets. Utilisez des produits d’entretien naturels ou bio. Eteignez vos appareils qui ne sont pas en cours d’utilisation. C’est un peu comme à la maison, en fait. Adopter les gestes éco-responsables, d’abord, ça s’apprend. Ensuite, ça s’apprécie.

La dernière étape pour avoir son salon de coiffure éco-responsable, ou du moins la plus compliquée et longue à mettre en place, consiste à réaménager votre établissement. Vous pouvez opérer un travail d’isolation (mur, vitre, toit, etc.), et favoriser l’aération de votre salon. C’est peut-être également le bon moment, si ça n’est pas déjà fait, de faciliter l’accès de votre salon aux personnes à mobilité réduite.

« Ma hantise ? Recevoir un appel en pleine couleur. Obligée de lâcher mon matériel et de retirer les gants à la hâte pour courir vers le téléphone qui, bien souvent, s’arrête de sonner pile au moment où j’arrive ! ». Cette situation, vous êtes beaucoup à l’avoir vécue. La prise de rendez-vous par téléphone présente l’avantage d’échanger directement avec vos clients. Mais elle empiète sur votre temps de travail et vous handicape parfois plus qu’autre chose. Surtout quand vous travaillez seul(e). Et c’est bien là que la réservation en ligne prend tout son sens.

Le premier intérêt à miser sur la réservation en ligne est le gain de temps engendré. Selon une étude, elle vous permet de gagner en moyenne 30 minutes par jour, soit près de 12h chaque mois. Rien que ça !

Ce temps précieux, vous pouvez l’utiliser pour de nombreuses autres tâches. Par exemple : accueillir des clients supplémentaires, optimiser la gestion de vos stocks, ou encore communiquer sur votre activité… Vous avez le choix.

Le deuxième avantage de cette solution est la praticité et la souplesse qu’elle vous offre. Dans un premier temps, son installation est rapide et son utilisation des plus simples. Ensuite, elle vous permet de recevoir des réservations 24h/24 et 7j/7.

De même, vous réduisez considérablement les oublis et rendez-vous non honorés grâce à la confirmation de prise de rendez-vous, ainsi que les rappels envoyés la veille de la prestation.

Le petit plus ? Tout est automatisé. De l’enregistrement de la réservation au rappel de rendez-vous, en passant par l’intégration du client dans votre agenda, vous n’avez rien à gérer.

Enfin, dernier avantage et pas des moindres : la réservation en ligne vous permet d’élargir votre clientèle. Vous allez en effet séduire de nouveaux clients, et leur faciliter la prise de rendez-vous.

C’est l’effet domino : Grâce à la cette solution, vous allez pouvoir libérer du temps que vous utiliserez pour optimiser votre salon. Vous attirerez ainsi davantage de clients dont vous pourrez vous occuper, puisque vous gagnez 30 minutes par jour. La boucle est bouclée.

Enfin, la réservation en ligne vous permet de récolter des données sur vos clients, et de nourrir votre fichier. Vous pourrez ainsi les utiliser à bon escient pour augmenter votre CA.

Oui mais comment ?

Vous allez dans un premier temps pouvoir mieux connaitre vos clients, et savoir de ce fait quelles prestations et quels produits complémentaires leur proposer pour augmenter le montant de leur panier. Des cheveux particulièrement secs lors de la dernière visite ? Pensez par exemple à proposer un shampoing mieux adapté et le soin réparateur qui va avec.

Enfin, vous allez pouvoir fidéliser vos clients en communiquant vos offres et bons plans par SMS ou email. D’où l’intérêt de récupérer leurs données à travers la réservation en ligne.

La période des vacances se termine, on espère que vous en avez profité pour vous reposer car chez rdv360 nous sommes prêts pour la rentrée en force et nous allons vous proposer 3 #astucesrdv360 pour bien reprendre les affaires.

1. Profitez de notre offre gratuite généreuse

Chez rdv360 nous avons 3 formules : PRO, PRO+ et LA formule gratuite. Comme la formule PRO, elle peut-être orientée caisse ou réservation en ligne. Voici le détail des fonctionnalités gratuites que vous pouvez avoir à portée de main :

• La réservation en ligne depuis votre page dédiée rdv360 qui comprend les cordonnées de votre établissement et bien-sûr le widget qui permet à vos clients de réserver une prestation 24h/24 et 7j/7. Votre client reçoit un email de confirmation avec un lien d’annulation pour éviter les mauvaises surprises. Le rendez-vous atterrit directement dans votre agenda rdv360 avec toutes les informations nécessaires pour communiquer avec votre client.
• Pour ceux qui préfèrent utiliser notre solution de caisse, nous commencerons par vous dire qu’elle est aux normes de la loi de 2018. Elle vous permettra d’avoir un fichier client à jour, encaisser vos produits et vos prestations en quelques clics. De plus, les exports au format Excel permettent de tenir une comptabilité quotidienne.

Bonne nouvelle, la formule gratuite n’est pas limitée dans le temps et vous pourrez en profiter le temps que vous voulez et bien-sûr passer sur une des formules plus évoluées avec le développement de votre business.

Astuce : et ce n’est pas fini, à la création de votre compte recevez une période d’essai de 15 jours de formule PRO+ comprenant toutes les fonctionnalités les plus avancées de rdv360.

2. Essai gratuit en Formule PRO+ pour tout tester

Lors de votre inscription vous bénéficiez d’une période d’essai gratuite en formule PRO+. Vous pouvez essayer toutes nos fonctionnalités les plus avancées, comme le rappel de rendez-vous par SMS, la gestion des stocks et des forfaits avec la caisse et même la création de site web au design personnalisé. Vous trouverez plus de détails sur notre outil de création de site dans notre article précédant.

Le but de cet essai est de tester l’étendu des capacités du logiciel pour vous prouver son efficacité dans la gestion de tout établissement de beauté. Alors n’hésitez pas à prendre contact avec nous dès votre inscription et consulter notre aide en ligne vidéo pour plus d’informations.

Astuce : écrivez nous dés votre inscription pour qu’on vous offre un crédit de 50 SMS afin de tester les rappels de rendez-vous pour vos clients.

3. Aucune perte de données, revenez quand cela vous convient

Vous pouvez changer de formule à tout moment et vos données resterons conservées jusqu’à votre demande. Vous pouvez essayer simplement les bases du logiciel en formule gratuite puis passer sur une offre plus avancée et si elle vous permet de générer plus de revenus, l’enrichir de fonctionnalités par la suite.

Vous pensez qu’un planning en ligne est compliqué à gérer ?

L’agenda en ligne est au contraire un formidable moyen de vous faire gagner du temps et de vous faciliter la vie. Il va rapidement se révéler plus efficace pour le personnel et pour les clients.

Rien ne vaut un essai. Sur rdv360, l’utilisation de l’agenda en ligne est gratuite.

En savoir plus…

La Coupe du monde approche et elle se déroule cette fois en Russie. Voici quelques idées afin de profiter de cette occasion pour attirer l’attention de vos clients.

1. Campagne promotionnelle par SMS

Envoyez leur un SMS pour proposer une offre spéciale durant cette période unique. Munissez vous d’une proposition et d’un message attractif. Vous pouvez envoyer votre campagne SMS depuis le logiciel rdv360. Pour cela, rendez-vous dans la partie « Clients » du logiciel puis cliquez sur le bouton « Campagne SMS », entrez votre texte et envoyez le à vos clients.

Exemples de SMS :

« Nous vous proposons une remise de 10% à l’occasion de la Coupe du monde ! Vivez ces moments forts avec un look nouveau. Réservez sur www.rdv360.com »

« De nouvelles prestations spéciales Coupe du monde sont disponible en ligne ! Venez vite les découvrir sur www.rdv360.com »

« A l’occasion de la Coupe du monde, nous proposons un abonnement spécial : 50€ dépensés = 10€ offerts sur présentation du SMS. Réservez un soin sur www.rdv360.com »

N’oubliez pas de créer de nouvelles prestations spéciales Coupe du monde ou proposer une remise exceptionnelle.

2. Proposez des prestations spéciales en ligne

Vos clients aiment se distinguer. Parlez leur de vos nouvelles prestations inédites. Ongles ou maquillage bleu-blanc-rouge ? Détente spa digne d’un professionnel de foot ? Toutes ces prestations sont bonnes à proposer à vos clients. Qui ne voudrait pas se détendre dans un spa tel un professionnel du foot après un entrainement épuisant ou se faire un look aux couleurs de son pays pour marquer ce moment ?

Astuce : Modifiez facilement vos prestations ou ajoutez une catégorie spéciale Coupe du monde. Il suffit de vous rendre dans votre espace « Config » du logiciel rdv360 puis dans « Prestations » pour en créer des nouvelles.

3. Diffusez un match dans votre salon

Cette année plusieurs matchs de l’équipe de France sont diffusés en journée. N’hésitez pas à partager ces événements avec vos clients.

• France – Australie : le samedi 16 juin à 12h
• France – Pérou : le jeudi 21 juin à 17h : France – Pérou
• Danemark – France : le mardi 26 juin à 16h

Et voici quelques matchs intéressants qui se passent aussi en journée. Ils créerons une ambiance amicale dans votre salon de coiffure ou votre institut de beauté :

• Portugal – Maroc : le mercredi 20 juin à 14h
• Pologne – Sénégal : mardi 19 juin à 17h
• Brésil – Costa Rica : Vendredi 22 juin à 14h
• Belgique – Tunisie : Samedi 23 juin à 14h

Profitez-en pour détendre vos clients et marquer un moment chaleureux à l’occasion de leur visite.

Vous pensez qu’un planning en ligne est compliqué à gérer ?

L’agenda en ligne est au contraire un formidable moyen de vous faire gagner du temps et de vous faciliter la vie. Il va rapidement se révéler plus efficace pour le personnel et pour les clients.

Rien ne vaut un essai. Sur rdv360, l’utilisation de l’agenda en ligne est gratuite.

En savoir plus…

Aujourd’hui internet est une étape indispensable pour trouver l’information sur un professionnel ou un salon. Or, 92% des recherches passent par le moteur de recherche de Google. Dans cet article, nous allons lister quelques astuces pour voir son site apparaître en tête de liste.

1. Les visites de vos clients

Il est important que vos clients sachent que vous avez un site web pour communiquer avec eux. Prévenez les, par exemple à la fin d’une prestation, que désormais vous avez un site pour suivre votre activité ainsi que la possibilité de prendre un rendez-vous en ligne. La solution de caisse de Rdv360 permet de paramétrer un envoi systématique d’email à vos clients à l’encaissement d’une prestation pour leur faire connaitre l’adresse de votre site web.

2. Mots-clés

Vos principaux mots-clés (beauté, bien-être, salon spa etc) doivent êtres cohérentes avec votre activité.

Ici, vous vient en aide la fonctionnalité de création d’un site web personnalisé pour les professionnels de la beauté de Rdv360. Notre outil permet de monter facilement un site web complet, permettant la prise de rendez-vous en ligne directement sur votre page. Profitez-en, un nom de domaine en .fr ou .com et l’hébergement du site sont offerts!

De plus, le site est dit « Responsive » c’est-à-dire qu’il est consultable sur tout support (ordinateur, tablette ou mobile) et l’architecture est déjà pensée pour vous. Il suffit de renseigner les mots-clés sur lesquels vous voulez vous positionner et c’est parti!

Notre outil de création est simple et intuitif, venez l’essayer ici!

3. Rdv360 et votre site

En optant pour notre solution de création de site, vous êtes sûr d’avoir les premières visites rapidement. En effet, votre entreprise sera référencée dans notre annuaire des professionnels de beauté et un lien sera disponible à partir de votre page dédiée vers votre site. De plus, il est intéressant de renseigner les liens vers vos pages Facebook et Google My Business.

Astuce : plus il y a de liens vers vos pages, plus haut sera votre rating Google et votre place dans les résultats de recherche.

4. Liens externes

Le « netlinking » (réseau de liens en français) est le fait que d’autres sites font un lien vers le votre. Il s’agit souvent des partenaires, de la presse ou des blogs qui citent une de vos pages comme source d’information ou dans le cadre d’une publicité.

N’hésitez pas à demander à vos partenaires et collègues possédant un site internet de placer un lien vers le votre. C’est toujours bon signe quand votre site web est cité comme source d’informations pertinentes, cela améliore encore une fois votre rating Google.

Venez essayer notre solution de création de site intuitive 

C’est facile à prendre en main et très efficace pour créer rapidement un site présentant le professionnel et son métier. Une soirée suffit à nos clients pour créer un site vitrine décrivant leurs prestations et permettant la prise de rendrez-vous en ligne sans quitter la page. Ces rendez-vous se retrouvent directement dans votre agenda Rdv360, rien de plus simple.

Notre équipe reste à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

Quand on souhaite augmenter ses réservations, on a souvent tendance à penser d’abord aux façons de trouver de nouveaux clients. Pourtant, il est souvent plus facile et plus économique de fidéliser les clients existants plutôt qu’en attirer de nouveaux.

Voici quelques idées pour augmenter les réservations de votre salon de coiffure, de votre spa ou de votre institut de beauté.

1. Facilitez l’étape de prise de rendez-vous

L’acte de prendre RDV aussi anodin soit-il est en réalité un frein très important pour les clients qui les empêchent de venir vous voir aussi souvent qu’ils le voudraient. En facilitant la prise de RDV, vous pourrez les faire revenir beaucoup plus souvent et ainsi obtenir des dizaines de réservations supplémentaires.

Pourquoi ? Votre client a une vie bien remplie et quand l’idée de venir vous voir germe dans sa tête, ce n’est souvent pas le bon moment pour prendre RDV (il est au travail, en soirée, le dimanche…).

Comme votre client ne pense pas toujours à vous, il peut se passer plusieurs semaines avant qu’il y pense au bon moment et se prenne réellement son RDV.

Nos conseils :

• Permettre la prise de RDV en ligne est assurément le meilleur moyen de faciliter l’accès à votre salon. Les clients peuvent réserver dès qu’ils y pensent 24h/24, ils le savent et cela fait une grande différence.

Bon à savoir : L’accès au module de prise de RDV en ligne sur rdv360 est totalement gratuit. En savoir plus ici.

• Si vous prenez vos RDV par téléphone uniquement, assurez-vous que vos clients aient toujours le numéro du salon sur eux en envoyant une confirmation par SMS à chaque RDV par exemple.

2. Récompensez vos clients pour leur fidélité

C’est bien connu, la mise en place d’un programme de fidélité pour votre salon de coiffure ou institut permet clairement d’augmenter le nombre et la fréquence des réservations. De plus, c’est un cercle vertueux car plus vos clients reviennent, plus le lien émotionnel se créé et plus ils seront enclins à revenir vous voir et à vous recommander dans leur entourage.

Le fait de construire une clientèle d’habitués donne de la valeur à votre entreprise.

Désormais, Internet vous permet de multiplier l’effet de votre programme en créant des cartes de fidélité en ligne qui se mettent automatiquement à jour au fur et à mesure des réservations. Les avantages sont multiples :

• Un email est envoyé au client après chaque RDV pour lui indiquer le solde de son compte. C’est une occasion pour lui de visiter votre site et éventuellement de reprendre RDV ou de prendre connaissance de votre boutique.
• Un fois sur votre site, il est très facile pour eux de partager leur expérience auprès de leurs relations sur les réseaux sociaux

3. Restez en contact avec vos clients avec des newsletters intéressantes

Une newsletter régulière est un outil intéressant pour doper vos relations avec les clients. Offres spéciales, occasions particulières (St Valentin, été, Noël…), contenus divertissants… Chaque email permet au client de se rappeler de vous et généralement des réservations sont enregistrées à chaque newsletter envoyée.

Evitez de dépasser une fréquence de 1 email par mois pour ne pas lasser votre audience et n’envoyez jamais d’email si vous n’avez rien de spécial à communiquer.

4. Incitez vos clients à revenir automatiquement

A la fin de votre prestation, n’hésitez pas à proposer à vos clients de réserver leur prochain rendez-vous directement. Une fois la réservation faite, vous êtes assuré que votre client n’ira pas voir ailleurs (vous pouvez configurer des rappels automatiques de RDV ici pour éviter les oublis de RDV).

Grâce à Internet, vous avez désormais la possibilité d’automatiser des envois d’emails ou de SMS à vos clients afin de les toucher à des moments clé pour les faire revenir. Par exemple, vous pouvez leur envoyer un message pour leur anniversaire, lorsqu’ils ne sont pas venus vous voir depuis un peu trop longtemps ou encore quand ils atteignent un certain montant dépensé chez vous (configurer des envois automatiques avec rdv360 ici).

5. Restez au top de votre jeu

Pour conclure, il est important de garder à l’esprit que la meilleure façon de faire revenir vos clients c’est bien sûr de faire le meilleur travail possible. Assurez-vous d’offrir des bons conseils et de bons services du début à la fin.

Assurez-vous que vos employés soient formés pour fournir le meilleur service possible.

La loi de finance de 2016 a instauré l’obligation d’utiliser des systèmes de caisse certifiés pour les commerçants assujettis à la TVA et qui enregistrent leurs règlements informatiquement. Cette obligation entrera en vigueur à partir de janvier 2018. L’objectif de la réforme est de lutter contre la fraude fiscale.

Beaucoup de salons de coiffure, instituts de beauté ou spas sont donc directement touchés par la réforme et vont devoir s’équiper d’un logiciel de caisse certifié avant 2018.

Vous cherchez un logiciel de caisse ? Le notre est conforme à la nouvelle réglementation et nous proposons une formule gratuite gratuite. Testez le logiciel de caisse ici

Un logiciel de comptabilité certifié à partir de 2018

A partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants assujettis à la TVA et enregistrant leurs règlements informatiquement seront dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié.

Avec cette obligation de certification, l’objectif de l’état est d’empêcher la fraude consistant à modifier ou supprimer des tickets de caisse pour extraire des paiements en espèces de la comptabilité.

Tous les assujettis à la TVA sont concernés, qu’ils s’agissent de personne morales ou physiques même si ils sont exonérés de TVA sur une partie de leurs opérations et si ils relèvent, à la base, de la franchise.

Fourniture d’une attestation individuelle

Les logiciels et systèmes de caisse concernés devront satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

Le système de caisse devra prévoir un accès pour l’administration aux données originales enregistrées ainsi qu’au détail daté des opérations et des corrections apportées (année, mois, jour, heure, minute).

L’attestation doit être conforme au modèle mis à disposition par l’administration : BOI-LETTRE-000242.

Une amende dissuasive de 7500 €

L’administration fiscale pourra commencer ses contrôles inopinés dès le 1er janvier 2018 pour vérifier si les logiciels utilisés sont en règle. Le professionnel devra fournir l’attestation de conformité de son logiciel.

En cas d’absence d’attestation, l’entreprise sera soumise à une amende de 7500 € par logiciel non certifié et aura 60 jours pour régulariser sa situation.

Comment se mettre en conformité ?

Pour vous mettre en conformité, assurez-vous que l’éditeur du logiciel que vous utilisez pourra vous fournir un certificat de conformité sinon vous devrez en changer.

Si vous n’avez pas encore trouvé votre logiciel de caisse certifié, essayez le notre ici

Consulter l’article 88 de la loi 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016

Que vous teniez un salon de coiffure, un institut de beauté ou un spa, les oublis de rendez-vous font malheureusement partie du quotidien. Les rendez-vous oubliés, c’est du temps perdu que vous auriez pu consacrer à un autre client.

Au final, le manque à gagner pour votre salon peut être important. Par exemple, pour un salon qui subirait 1 oubli de rendez-vous par jour d’une valeur moyenne de 30 €, cela représenterait un manque à gagner de 750 € par mois soit 9000 € par an.

Heureusement, il existe des solutions efficaces pour limiter les no-shows. Voici quelques idées pour vous aider à limiter les oublis de rendez-vous.

Confirmez vos rendez-vous et envoyez des rappels

Contre les oublis de rendez-vous, il n’y a rien de plus efficace que les rappels. Chaque prise de rendez-vous devrait être accompagnée d’une confirmation par email et idéalement d’un SMS.

Par la suite, un rappel de rendez-vous envoyé la veille permettra à votre client de se rafraîchir la mémoire et de bien le programmer dans sa journée du lendemain.

En plus d’être utile pour vous, la confirmation est perçue par votre client comme un geste professionnel. N’hésitez pas à y glisser vos coordonnées et l’adresse de votre site web, un rappel est également une occasion de communiquer.

Par ailleurs, évitez dans la mesure du possible les rendez-vous prévus trop longtemps à l’avance car vos clients ont plus de chance d’oublier. Si vous ne pouvez pas faire autrement, assurez vous de leur envoyer un rappel par email ou SMS la veille ou quelques jours avant pour leur rafraîchir la mémoire.

Testez l’efficacité des rappels de rendez-vous avec le module d’envoi automatique de rdv360, voir ici

Facilitez l’annulation et la re-programmation des RDV

Le fait de faciliter l’annulation à vos clients peut sembler contre-productif. Pourtant, est ce que vous préférez une annulation ou un no-show ?

Il est toujours préférable que le client vous prévienne. Votre créneau étant libéré, vous pouvez l’utiliser pour un autre client et vous pouvez re-programmer un nouveau RDV avec votre client directement.

En facilitant l’annulation, vous augmentez vos chances d’être averti que le client ne viendra pas.

Pour cela, soyez compréhensif avec vos clients. Encouragez les à vous prévenir le plus tôt possible (ex : rappels de RDV la veille ou quelques jours avant). Remerciez les clients qui annulent suffisamment en avance.

La gestion des RDV en ligne est aussi un excellent outil pour fluidifier les prises ou annulations de RDV. Ne vous en privez pas, l’outil est gratuit sur rdv360, voir ici. Lorsque vos clients savent qu’ils peuvent annuler puis reporter leur RDV à tout moment sans vous déranger, ils n’ont plus d’excuse pour ne pas prévenir.

Diminuez l’impact des no-shows sur votre activité

Si malgré tout vous subissez quelques oublis de rendez-vous, réfléchissez aux façon de mettre ce temps à profit. A ce niveau, tout dépend de votre organisation mais il y a souvent des choses à faire que vous pouvez programmer sur ces moments de creux (mise en stock, caisse, rangement, nettoyage des équipements..).

« Bonjour, c’est Mme MICHU. C’était juste pour vous dire que je ne vais pas pouvoir venir demain… Est ce qu’on peut reporter à mardi ? ».

Les clients mènent la vie dure à nos planning. Annulations, reports sont autant de ratures sur notre précieux document.

Si vous ajoutez les pattes de mouche de certains membres de l’équipe, les réservations approximatives prisent à la hâte ou les notes dans la marge… Notre cher planning est de plus en plus incompréhensible hors, un planning de réservation en désordre provoque de la frustration pour vos clients et pour le personnel.

Voici quelques conseils pour avoir un agenda impeccablement tenu en toutes circonstances.

1. Utilisez un agenda en ligne professionnel

Tenir son planning sur un agenda en ligne (comme celui de rdv360), est un excellent moyen d’optimiser sa gestion.

Avec un agenda en ligne, fini les ratures ou les erreurs quand un client annule ou reporte son RDV, il suffit de mettre à jour l’agenda.

Vous n’avez plus à écrire en petit pour prendre le nom, le numéro ou l’adresse de votre client. Entrez toutes les informations dont vous avez besoin, elles seront toujours disponibles pour vous par la suite et feront la richesse de votre fichier clients.

L’historique de vos clients se créé automatiquement au fil des RDV. Si bien que vous savez en un clin d’oeil quelles sont les habitudes de vos clients et qui a l’habitude de s’occuper de lui.

Vous pouvez accéder à votre agenda professionnel de partout, même de chez vous si besoin.

2. Acceptez les réservations en ligne

Avec la réservation en ligne, vous êtes assuré qu’il n’y aura jamais d’erreur sur votre planning. Jamais d’erreur dans l’heure du RDV affiché sur le planning, jamais d’erreur dans les coordonnées du client.

Les clients adorent prendre rendez-vous par eux-mêmes. Ils savent qu’ils peuvent prendre RDV à tout moment dès qu’ils y pensent, même lorsque vous êtes fermé. Ils peuvent voir en un coup d’oeil les créneaux encore disponibles. La réservation en ligne est efficace pour vous et pour vos clients.

3. Définissez un process de prise de rendez-vous

Pour optimiser l’efficacité et la durée des appels de prise de RDV que vous recevez, il est important de définir une procédure que vous utiliserez à chaque fois.

• Définissez la liste des informations que vous devez obtenir lorsque qu’un client appelle (ex : Nom du client, heure du RDV, prestation prévue, demandes spéciales, n° de portable…)
• Imaginez à l’avance les phrases que vous allez utiliser avec le client au téléphone

4. Limitez l’accès au planning

Le fait qu’une seule personne soit en charge du planning permet de limiter les erreurs. Bien sûr, ce n’est pas toujours possible, mais il est préférable de limiter l’accès au planning aux seules personnes ayant bien intégré le process pour éviter les erreurs, les malentendus et les conflits.

Afin d’éviter les erreurs, assurez-vous que les membres de l’équipe ayant accès à l’agenda papier écrivent lisiblement et prennent les bonnes informations aux bons endroits. L’écriture en majuscule peut être une solution pour assurer la lisibilité.

5. Numérisez vos annotations

Lorsque des changements de programme se produisent vous avez souvent besoin d’ajouter des annotations. Les annotations sont souvent la source de désordre dans votre planning (notes en marge, post-it). Avec un planning informatisé, vous pourrez stocker autant d’annotations que vous le voulez sans risque de vous y perdre.

Vous pensez qu’un planning en ligne est compliqué à gérer ?

L’agenda en ligne est au contraire un formidable moyen de vous faire gagnez du temps et de vous faciliter la vie. Il va rapidement se révéler plus efficace pour le personnel et pour les clients.

Mais rien ne vaut un essai… Sur rdv360, l’utilisation de l’agenda en ligne est gratuite. En savoir plus…